Kun vuonna 2011 ryhdyin yrittäjäksi, ajattelin, etten käytä kalenteria. Kuvittelin kalenterin rajoittavan elämää, ja halusin nauttia yrittäjän vapaudesta ilman kahlitsevia aikatauluja. Aika pian kuitenkin huomasin, ettei vapaus ollut se asia, joka kalenterittomuudesta seurasi: työpäivät vanuivat ja venyivät, ja työt seurasivat minua toimistolta kotiin. Arkipäivät eivät riittäneet, vaan viikonloputkin oli valjastettava töiden tekemiseen.
Kantapään kautta oivalsin, että kalenteri on aika fiksu työkalu, jonka avulla voi asettaa rajat sille, miten paljon töitä tekee. Rajaton vapaus ei ole vapautta ollenkaan: jos esimerkiksi töille ei aseta rajoja, ne valtaavat helposti koko elämän – varsinkin jos on pikkuisenkaan taipumusta suorittamiseen.
Yrittäjällä on valta ja vastuu ajankäytöstään ja jaksamisestaan
Kun puhutaan vapaudesta, tulee ensimmäisenä mieleen valta. Yrittäjällä on vapautta ja valtaa päättää siitä, minne on yrityksineen menossa, miksi on sinne menossa ja miten sinne aikoo päästä. Yrittäjän vapaus on myös valtaa päättää omista työajoistaan. On vapaus jakaa työnsä, vapaa-aikansa ja menemisensä sen mukaan, miten parhaaksi näkee. Ei ole pakko tehdä juuri ysistä viiteen -päiviä, vaan työpäivän voi jakaa vaikkapa useampaan muutaman tunnin osaan.
Toisaalta yrittäjällä on vapaus työskennellä vaikka 100 tuntia viikossa ilman, että kukaan tulee sitä rajoittamaan. Vapauden toinen puoli onkin vastuu: yrittäjän kohdalla se on vastuun ottamista muun muassa omasta ajankäytöstään ja jaksamisestaan. Vastuuta siitä, että luvatut hommat tulee hoidettua ajallaan ja vastuuta siitä, ettei uuvuta itseään työllä. Se on vastuuta siitä, että varaa aikaa asiakastöiden lisäksi myös yrityksen kehittämiselle. Se on asioiden priorisointia ja kykyä asettaa itselleen rajoja.
Vaikka yrittäjyyttä (välillä päätoimista, välillä sivutoimista) on minulla takana jo toistakymmentä vuotta, opettelen edelleenkin rajojen asettamista. Luulen kuitenkin, että tässä opiskelussa en ole aivan yksin. Pikkuisen olen mielestäni ajankäytössä kehittynyt vuosien varrella. Minun nykyiset keinoni ajankäytön hallintaan ja rajojen asettamiseen ovat aika perusjuttuja:
- kalenteri
- tehtävälistat
- viikkosuunnitelma
- vuosikello
Kalenteri auttaa hahmottamaan käytettävissä olevaa aikaa
Käytän vanhanaikaista, fyysistä paperikalenteria, johon merkkaan kunkin päivän työt. Usein kalenterini elää jonkin verran, ja siihen tulee muutoksia, mutta olen huomannut, että kalenteri auttaa visuaalisesti hahmottamaan sen, kuinka paljon tilaa kalenterista ja sitä myöten aikaa elämästä mikäkin homma vie.
Minulla on taipumusta aikaoptimismiin, eli helposti aliarvioin tehtäviin tarvittavan ajan ja yliarvioin oman ehtimiseni. Kalenterin sivuilla on kuitenkin rajattu tuntimäärä, ja olen huomannut, ettei yhdelle päivälle kannata kovin montaa isoa tehtävää laittaa.
Tehtävälistat tarkentavat, mitä kalenterimerkinnät pitävät sisällään
Kalenterin lisäksi minulla on Google Docsissa tehtävälista, johon olen kullekin päivälle merkannut ne tehtävät, joita kalenterimerkinnät pitävät sisällään. Esimerkiksi tälle päivälle, jolloin tätä blogitekstiä kirjoitan, olen varannut kalenteriini muun muassa pari tuntia yritykseni Taitopaja Pikku Ihmeen hommia ja tehtävälistaan Taitopaja Pikku Ihmeen alle seuraavat tehtävät:
- Blogikirjoitus
- Laskujen maksu
- Kirjanpitoaineiston kerääminen joulukuulta
- Sähköpostien luku
Kun olen saanut jonkun tehtävän tehtyä, muutan mustan tekstin sen kohdalta vihreäksi. Suorittajana tunnen suurta mielihyvää, kun päivän tehtävälistan väri muuttuu kohta kohdalta vihreäksi.
Viikon suunnittelussa kannattaa kiinnittää huomio erityisesti tärkeisiin mutta kiireettömiin tehtäviin
Viikon lopulla käyn läpi, mitä olen saanut kuluneella viikolla aikaiseksi ja suunnittelen seuraavan viikon hommat. Suunnittelussa pyrin kiinnittämään erityistä huomiota siihen, että muistan edistää varsinkin omia projektejani. Tartun todella helposti asiakastöihin omien projektien kustannuksella. Asiakastyöt ovat tärkeitä, mutta kiireellisyydessä ne kiilaavat helposti vähemmän kiireisten omien juttujen ohi. Olen kuullut mallista, jossa omat tehtävät kannattaa jaotella
- tärkeisiin ja ei-kiireellisiin
- tärkeisiin ja kiireellisiin
- ei-tärkeisiin ja kiireellisiin
- ei-tärkeisiin ja ei-kiireellisiin
Tuon listan tärkein ryhmä ovat tärkeät ja ei-kiireelliset työt, sillä tärkeät ja kiireelliset työt tulevat muutenkin tehtyä. Omalla kohdallani tärkeät ja ei-kiireelliset työt ovat yleensä omia projekteja tai yrityksen kehittämistä. Tärkeät ja kiireelliset työt ovat asiakastöitä. Suunnitelmallisuus auttaa siinä, että kalenterista löytyy paikkansa molemmille.
Ei-tärkeiden ja kiireellisten töiden sanotaan olevan yleensä jonkun toisen delegoimia hommia ja ei-tärkeät ja ei-kiireelliset tehtävät ovat sellaisia, jotka ehkä kannattaisi jättää minimiin. Omalla kohdallani ei-tärkeää ja ei-kiireellistä voisi joissain tapauksissa olla unohtuminen seuraamaan somen uutisvirtaa.
Vuosikello on oiva työkalu ennakoimiseen
Olen ottanut käyttöön myös vuosikellon, johon suunnittelen, mitä asioita tulisi hoitaa missäkin vaiheessa vuotta. Minulle on käynyt usein niin, että olen suunnitellut tekeväni uusia joulukortteja tai kalenterin seuraavalle vuodelle, mutta havahdun näihin asioihin siinä vaiheessa syksyä, kun on jo liian myöhäistä. Vuosikello auttaa minua ennakoimaan ja lähtemään liikkeelle ajoissa.
Kalenteri, tehtävälistat, viikkojen suunnittelu ja vuosikello auttavat siinä, että päiviin, viikkoihin ja vuosiin mahtuu myös vapaa-aikaa – ainakin, jos tämän ajan muistaa kalenteriin merkata tai jättää vapaa-ajan kohdat tyhjäksi.
